簡 報 技 巧


謝寶煖

國立台灣大學圖書資訊學系 副教授

電子郵件:pnhsieh@ccms.ntu.edu.tw

個人網站:http://www.lis.ntu.edu.tw/~pnhsieh/

這篇稿子原是90年7月在政治大學「研究方法」研習營「資訊蒐集與資訊組織」的教材,是個人的心得,掛上網是希望大家能給我建議和指教,文章是永遠沒有寫完的時候,網頁的好處是我有了新的學習或體驗,或接到「顧客」的賜教,我都可以隨時將內容加進來。

 

一、前言

我們不知道看過多少人做簡報,聽過多少場演講,相信大家也都做過簡報,被邀請演講無數次!簡報,多麼容易的一件事!以前我不這麼認為,現在還是無法這麼告訴自己。

簡報的目的在傳達訊息,所以有演講者將整頁的文字稿直接影印成投影片;有演講者深怕遺漏重要訊息,照著投影片的內容逐字宣讀;有演講者準備的投影片花俏得讓我覺得他好像是在教簡報軟體;也曾經有過經驗,聽完一場演講回來,我竟不知道演講者長什麼模樣,因為他始終和我們一樣看著螢幕自說自話,我只能看到他的背景。

到底一場成功的演講該注意那些細節,一直希望有機會將簡報技巧的理論與PowerPoint實務結合,藉著這次研習的機會,將初步的彙整結果與大家分享,也請大家不吝指正。

二、簡報成功的關鍵

簡報成功的關鍵可以歸納為內容、態度/形象、和聲音三部份。請您猜猜看那項是簡報成功的關鍵呢?想想我們每次為了簡報搜索枯腸地找資料寫腳本,答案當然是內容囉!

錯,我們辛辛苦苦準備的內容只佔7%;簡報成功最主要的關鍵是能度/形象,佔了58%;其次是聲音,佔35%。回想一下所謂的名嘴,那麼這層道理也就不說自明了。

小記:還記得有一次去聽一場智慧財產權的演講,因為初初接觸這個領域,這演講者的身份背景都不是很清楚,只是覺得題目很有興趣就walk in,結果那位演講者真是令我驚訝,他是穿了西裝,可是皮帶有一大截在外頭晃,襯衫我不知道他是要紮進去還是放出來,要是我這樣媽媽和所有可以唸我的人都會叫我把衣服紮好,我開始懷疑,我要不要聽他的演講?理智告訴我不可以以貌取人,所以我還是坐下來了,沒錯,他的演講正和他的穿著一樣的sloppy,投影片有做的說不細講,講的說沒有做投影片。

 

簡報是說服的藝術,要說服觀眾接受我們的觀點,首先要抓住觀眾的注意力,然後幫助觀眾清楚地了解我們要傳達的訊息,引導觀眾同意我們的觀點,最後建立共識。

做為資訊時代的演講者,可以運用資訊科技來幫助我們建構訊息,優質的內容,難不倒我們,但是真正能夠說服觀眾的不是資訊科技,也只是豐富的內容,而是我們誠懇的態度、專業的形象。所以,下回再有簡報機會時,讓我們多花些精神來準備佔成功簡報93%的態度、形象和聲音!

 

  • 態度

    • 我能做好簡報

    • 我的內容很有價值

    • 我的觀眾很重要(顧客焦點)

    • 我要讓觀眾很有收穫

  • 形象

    • 情緒

      • 我很高興來做簡報

      • 我要用熱情感染我的觀眾

    • 衣著

      • 我很專業

      • 我很有精神

      • 男:西裝(深色)、兄襯衫(白)

      • 女:套裝、裙子、包鞋(最好有點高度,這樣可以讓自己時時保持抬頭挺胸)

  • 聲音

    • 運用聲調技巧

      • 停頓

      • 感情

      • 目光接觸

      • 節奏快慢

      • 加強

 

三、成功簡報七步驟

(一)觀眾

如果能夠事先知道觀眾的基本資訊,那麼在設計簡報訊息時,就可以將觀眾的特性融入簡報中。觀眾為什麼會來聽我們演講,想從我們的演講中得到什麼?我們的簡報內容能不能符合觀眾的需求?觀眾的人數有多少?

觀眾對主題的熟悉程度如何?所有人都很熟悉,還是只有部分人熟悉?觀眾的背景、教育程度、工作性質等同質性有多高?如果我們的觀眾對我們所要講的主題已經很熟悉,我們還講眾人皆知的基本觀念,是會讓人很厭煩的;反之,如果我們的觀眾對主題一點也不熟悉,而我們一下子就切入核心,讓觀眾一頭霧水,或者滿口聽不懂的專有名詞、英文簡稱,讓觀眾充滿挫折,那麼觀眾也不會讚美我們的。

所以,根據觀眾分析來準備簡報內容,需要為觀眾建立背景知識時,請大方地加以解釋,再把焦點拉回主題,讓所有觀眾都能同步。所以,也不要在中途塞給觀眾太多的參考資料,這樣觀眾會分心,還跟不上進度,請把所以補充資料全部放在最後面,甚至另外製作附錄,讓觀眾帶回去參考。

(二)訊息

簡報最主要的目的是傳達訊息,所以的內容都應該輔助訊息的傳達,與此目標無關的,都不應該在簡報中出現。

簡報設計的原則是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其實準備簡報內容和寫文章是一樣的,訂好題目後,先列出大綱,把重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來,接下來再加上創意,以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。

  • 文字的使用

    善用PowerPoint的簡報設計範本,可以省去我們配色定字型的時間。切記簡報是輔助我們傳達訊息,真正在傳達訊息,說服觀眾的是我們,所以不要將投影片設計成小抄或腳本,照本宣科。我們可以從行銷的角度來看,如果我們只是照唸的話,那麼同樣的內容,以後可能就是下面聽講的人來唸,而不是我們了,所以每場演講都應該建立我們的無可取代的優勢,傳達不是簡報投影片就好了,要有我們演講才成功。再從智慧財產權的角度來說,如果投影片的內容是滿篇文字,資訊就完全揭露了,下次再講就缺少了新穎性,就得追求進步性;君不見著名的演講者,一套投影片走天下,場場瀑滿,沒有人嫌投影片一樣,因為詮釋不同。

    所以製作投影片請掌握Magic Seven原則,每張投影片傳達5個概念效果最好,7個概念人腦恰恰好可以處厘,超過9個概念負擔太重了,請重新組織。(7259

  • 字體大小

    投影片的字體要大、行數要少,為什麼,請看下圖便知分曉:

 

記住:我們是來演講,不是來做視力檢查!

字體大,行數自然就少,當然就符合Magic Seven原則!

 

我的建議是:

大標題至少要用44點以上的字,如果會場很大、很深的話,點數最好再提高。

還有,千萬別忘了,投影片的大小標題,請盡量用粗體,不要說我在電腦螢幕上看很清楚啊!我們是要投影出來給觀眾出來給觀眾看,而不是請觀眾一個一個來電腦螢幕上看的。

另外,除非是自備notebook,否則請不要選用細明體和標楷體以外的字型設計,因為會場的電腦可能無法支援,千萬不要冒這個險!

 

  • 標題的使用

    標題是每張投影片的主軸,請簡潔有力地傳達每張投影片的重點,最好是以59個字來說明,因為再多字一行就擠不進去了,就算擠得進投影片,也擠不進觀眾的腦中,而後者顯然是比較重要的。

    因為標題只能取59個字,所以冗贅之字就無須出現,例如:「的圖形」(難到我們畫得讓觀眾看不出來是圖嗎?)「百分比分析」(由表中不就看出來了。

    其實每張投影片就是大小標題的組合,也就是概念的串連,除非是要引述一段文字,或是名言,否則是不會出現超過兩、三行的文字的,就是是要引用一段文字,或者是名言,也應該幫觀眾掌握訊息,以不同顏色或是畫線標示重點。

 

  •   勿用標點符號

    既然投影片就是大小標題的組合,那麼就不需要出現標點符號,尤其是冒號和句點,更是可以直接省略。

    投影片上的訊息都已經分類串連好了,也都以項目符號、字型字體等加以分段組織,所以大部份的標點符號都是多餘的。

    至於括號,也儘量少用,特別是在標題上若加上括號就好像在大庭廣眾咬耳朵一樣,如果在大標題中真的覺得有加括號的必要,那就把它放到次層標題中,這樣可以讓我們的標題簡潔有力。

     

  • 縮寫的使用

    用英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡,更專業!

    那可不一定,縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用,所以除非我們非常確定覯眾的背景,否則還是將全文拼出較佳。

    還好,簡報不像看書或文章,我們希望帶著觀眾跟著簡報的進度走,所以不能期望觀眾在第二張投影片學會的縮寫就能馬上應用到後面,更別提有很多人演講是會遲到或神遊的。

     

  • 數字的使用

    數字會說話,所以善用數字來支持我們的觀點或是論證,效果最好,因此,統計數字也是簡報常用的資訊。

    在簡報中引用統計數字時,投影片中宜以精確數字呈現,但在口述時,不要太拘泥於精確數字,而應使用近似值,因為近似值容易記憶容易聯想,只有在特殊目的的時候,才需要使用精確數字。

 

  • 關聯資訊的使用

    資訊透過時間和空間的關聯,更具意義,所以流程圖、組織圖、時間表、timelines,都可以讓資訊更為生動,Visio是很好的輔助工具。

 

  • 圖表的使用

    表勝於文,圖勝於表,所以圖表自己就能說故事,換句話說,圖表只須標題,請勿再加上文字解釋圖表內容。詮釋這種智慧型的工作,千萬不要讓電腦做,要讓睿智的我們來發揮。如果怕到時緊張遺漏了重要的資訊,請把要講的內容打在備忘稿中。

     

  • 動畫的使用

我們經常利用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字,此時我們也可以多點創意,以動畫來呈現市場佔有率,或業績成長,更令人印象深刻。

 

  • 資訊來源

    簡報也應該尊重智慧財產權,註明資料來源一來表示我們所引用資訊的權威性,二來也彰顯我們的專業。

    在簡報中可以建立自己的風格,將資訊來源固定安排在投影片的固定地方,如此一來,我們演講的時候不用再花寶貴的時間去交待資訊來源,觀眾就會自己在投影片的適當位置取得所需資訊。投影片中的資訊來源也應該採用標準書目格式,以免掛一漏萬。

    例:放在每張投影片的最下方

 

(三)組織

投影片的內容要怎麼安排呢?其實一場簡報就是在說一個故事。首先自我介紹,然後告訴觀眾將要聽到一個什麼樣的故事,接下來把故事說給聽眾聽,再強調一下故事的意涵,然後幫觀眾回憶一下今天聰到了一個怎樣的故事,最後當然是謝謝觀眾的參與囉!

  • ¨       開場白(Introduction

好的開始是成功的一半!第一張投影片要充份彰顯佔簡報成功關鍵58%的態度和形象,要表現我們很高興來演講而且尊重顧客,所以投影片的最上方要標明主辦單位或是會議名稱;接下來要表現我有資格來做這場演講,所以要標明姓名、職稱和服務單位或是專長。

演講是無形的,未免船過水無痕,通常主辦單位都會印製講義發給與會者參考,我們是不是曾經拿出一份講義覺得很有參考價值,可是卻忘了是怎麼拿到的,我甚至還有拿過講義第一頁只有題目幾個大字而已,怎麼想都想不起來是主講人是誰。千萬不要讓這樣的事情發生在我們身上,請檢查一下,第一張投影片中是否提供下列完整的資訊:

  • 會議名稱

  • 演講主題

  • 演講者、職稱、服務單位、連絡方式

  • 日期

有了上述完整資訊,不管我們的講義流落何方,拿到講義的人永遠有足夠的背景資訊知道我們是在何時何地做這場演講,甚至聽講的對象也都意涵其中;更重要的是,當有人要引用講義中的內容時,也有足夠的書目資訊,就沒有理由不把credit歸給我們;再從行銷的角度來看,有人拿到這份講義覺得內容很精彩,不用打聽馬上就有足夠的資訊與我們連絡了。

例:

  • ¨       預告(Preview):告訴聽眾我們接下來要講什麼
    準備一張投影片標示內容大綱,當然如果能以圖示更念人印象深刻。所以如果是研究成果發表,可以研究流程做Preview,如果是兩、三個小時的演講,可以此preview投影片串場,幫助觀眾掌握進度。
    例:
     

 

  • ¨       說明主要的和次要的概念

講給聽眾聽。觀眾是來聽演講或報告的,所以我們要用講的,就像是說故事一樣,從「很久很久以前......」開始,然後........,「後此王子與公主過著幸福快樂的日子」。讓觀眾可以很輕鬆地聽完整場演講,所以我們要幫助觀眾把核心概念凸顯出來,讓觀眾不費吹灰之力就捉住重點。

  • ¨       這些概念對聽眾有什麼意義(利益)

  • ¨       回顧:告訴聽眾我們講過了什麼

  • ¨       結論:聽眾現在該知道什麼或做什麼

  • ¨       別忘了說:謝謝!

 

(四)練習

演講都有時間限制,好的演講者要能控制時間。切記,千萬不要拖延時間,就算是前一位演講者暫用了我們的時間,我們還是要儘可能地準時結束,尤其是當我們是最後一位演講者時,因為觀眾不會記住之前誰拖延時間,只會記得我們暫用他們的寶貴時間。

要能有效控制時間需要練習,而且要知道每張投影片所花費的時間。PowerPoint有排練的功能,只要按一下 [投影片放映]功能表上的[排練時間]即可。接下來模擬演講實況,PowerPoint就會自動記錄每張投影片所花費的時閜。使用[排練]對話方塊中的不同按鈕暫停放映投影片、重新播放投影片、以及換到下一張投影片。 PowerPoint 會記錄每一張投影片出現的時間,並據以設定放映的時間。當完成排練之後,可以接受該項時間設定或重新試一次。

大概沒有多少人會真的這樣照表操課,但是至少照著講稿演練一遍,可以估計一場簡報約花費多少時間。

 

(五)講義

演講是無形的服務,所以要加以有形化,最具體的有形化就是提供講義。講義通常是將投影片的內容印出來給觀眾,通常投影片都是彩色的,但是講義卻只能印黑白的,所以在印製投影片之前請先以灰階預覽的功能檢視一遍,看看有沒有黑白無法顯示的內容,有的話應補全。另外,若有演講效果的設計,則列印投影片時,應將相關投影片隱藏起來,如穿插的笑話或互動的問題與解答。

至於講義該在演講前發或是演講後發呢?大部份都是演講前發,但是有時考慮演講效果,也可以在演講後才發,讓觀眾專心聽演講,尤其是互動式、參與式的演講。

講義是要加深觀眾的印象,所以以清楚易讀為原則,雖然PowerPoint有一頁列印六張投影片的功能,但是印出來每張投影片都看不清楚,那又何必提供講義呢,只是徒具形式而已!所以原則上是以每頁列印兩張較為清楚,有些投影片有精緻的圖表時,應一張列印一張投影片。

 

小記:我們可以把一件事情做「完」,也可以把一件事做「好」;讓我們試著把每一件事都做「好」,相信世界會更美好。

 

(六)開講

終於上場的時間到了!第一原則,請提早到到達會場,熟悉場地與設備。

  • ¨       投影片+投影機

透明片其實是很棒的簡報工具,可以面對觀眾簡報,可以不用太多科技能力,把全付精力放在觀眾和內容上。遇有狀況,時間縮短,可以立即調整投影片,不會手忙腳亂。

踓然投影片我們都用過了很多次,但是每個場地的螢幕架設方式不同,但是還是以橫式投影為多,所以投影片請製做橫式。投影片的更換是手動,要自然而平穩,就必須用點心,首先要把每張投影片正反面、順序都排好,加上護套以防靜電作用;在演講前試放,找到放置的最佳位置,做暗記,這樣就可以確保每張投影片放上去都平穩適當,無需上下左右移動調整。

歡迎聽眾:在試好設備之後,就將第一張投影片放好在投影機上,時間一到開關一開,就是一場亮麗演出。

 

  • 電子簡報

    一樣要先到場地熟悉設備,接下來就可以體貼地歡近觀眾:

    今天只有我一位演講者

    • 今天只有我一位演講者

      • 主題聽眾不是很熟悉:將簡報設定為自動播放,讓先到場的聽眾沒事時,可以先跟著看一遍!

      • 聽眾對您不是很熟悉:準備一份自我簡介,設計為自動播放,讓聽眾有機會更了解您!

      • 雖然只有我一位演講者,但為了效果,簡報內容不宜先爆光,準備一段音樂,將投影片播放設在第一張,幫助聽眾確定走對會場。

     

    • 演講者不只我一位

      當前一場結束後,別忙著去茶敘,先將簡報播放在第一張投影片中,這樣茶敘結束就可以從從容容地進場,而主持人介紹您時,也有基本資料做為提示。

上場囉!受到邀請做簡報是一件非常光榮的事,要優先表達,有主持人要謝謝主持人的介紹,觀眾有重要人物加以致意,儘量能提到幾位聽眾的姓名。

接下來用開場白贏得注意,儘量建立主題與聽眾的關聯性,可以以一個問題開始,但是問的問題要與觀眾的需求相關,引起觀眾的注意。

適時感謝觀眾的與與,永遠說「我們」,而不要用「你們」,因為「我們」表示和觀眾是同一國的;而「你們」是觀眾一國,演講者自己一國,太孤單了。

永遠面帶微笑,因為來演講是很令人高興的一件事;用友善的語調做簡報,不要讓觀眾感到威脅或驚嚇,讓觀眾感受到來聽演講也是一件舒服高興的事。

要談聽眾感興趣的事,因為焦點是觀眾,所以要講的是觀眾感興趣的事,不是我們感興趣的事,多舉例子和經驗,直接與聽眾溝通。

目光接觸,看著觀眾就像面對面說話一樣,請千萬不要一直問聽眾:我這樣講你們懂不懂?會不會? 知不知道?這樣觀眾會奪門而出的。

(七)檢討

同一個主題我們可能不只一次演講的機會,所以每次演講完就把這次演講中值得改進的地方加以修正,如果是投影片內容有需要增刪的,立即修改,下回接到類似主題的邀約時,就事半功倍了。

 

不要

þ多說故事,多舉例

þ用講(Talk),不用唸
(是演講不是說教)

þ簡短(演講要像迷你裙愈短愈好)

þ切題(永遠圍繞著主題)

þ好懂

 

ý不要用術語或縮寫

ý不要用太多統計數字

ý不要太過花俏眩耀

ý不要超過時間

ý不要唸,不要背

 

 

 

謝謝大家耐心觀看,本文到此結束!

 

網頁最近更日期:2001年12月9日 13:00
網頁建立日期:2001年12月9日